Kommunikation heisst Dialog und Partizipation
Gemeinden stehen vor der Herausforderung, in einer Zeit des Informations- und Kanalüberflusses zielgerichtet und klar zu kommunizieren. Eine Möglichkeit, um diese Anforderungen zu erfüllen, ist ein Newsroom. Eine Masterarbeit hat evaluiert, wie das konkret funktioniert.
Wie kann eine Gemeinde aktiv und verlässlich kommunizieren und die Erwartungen der Öffentlichkeit in einem zunehmend digitalen Umfeld erfüllen? Dieser Frage widmet sich die Masterarbeit von Guido Zibung im Rahmen seines Executive Master of Public Administration an der Universität Bern. Die 2021 veröffentlichte Arbeit zeigt auf, welche Aufgaben die Gemeindekommunikation heute erfüllen muss, welche Ansätze dazu existieren und wie für die Stadt Adliswil eine professionalisierte Gemeindekommunikation erreicht werden kann. Der Autor befragte die Verantwortlichen von fünf Gemeinden und drei Unternehmen zu ihren Kommunikationsstrategien und im Speziellen zum Konzept des Newsrooms. Seine These dabei: Gemeinden können ihre Kommunikationsfunktion effizienter und effektiver wahrnehmen, wenn sie sich in einem Newsroom organisieren. Mithilfe von qualitativen Interviews erhebt der Autor, welche Erfolgsfaktoren zu einer gelingenden staatlichen Kommunikation führen. Es sind folgende:
1 – Verständlichkeit
Informationen und Massnahmen müssen so formuliert sein, dass sie von der Öffentlichkeit verstanden werden. Eine einfache Sprache ermöglicht die Ansprache verschiedener Bevölkerungsgruppen. Jede Abteilung soll eine verantwortliche Person benennen, die für die Qualität der Information zuständig ist, die Verwaltung begleitet und Feedbacks gibt.
2 – Dialog und Partizipation
Die Stadt sollte einen aktiven Dialog führen und Partizipation ermöglichen. Transparenz ist dabei entscheidend, um zu vermitteln, dass die Meinungen der Öffentlichkeit zählen und gehört werden. Dazu bieten sich auch digitale Plattformen an, wie es die Stadt Zug mit mitwirken-zug.ch oder Kloten mit kloten2030.ch getan haben.
3 – Auffindbarkeit
Neben der Medienarbeit sollte die Verwaltung auf digitalen Kanälen präsent sein, um weitere Bevölkerungsgruppen anzusprechen. Schnelle und effektive Kommunikation sowie Nutzung digitaler Plattformen erleichtern den Informationsfluss. Gerade bei umstrittenen Themen oder in der Krisenkommunikation kann eine zeitnahe digitale Kommunikation dazu beitragen, Missverständnisse oder Gerüchte zu verhindern – weil schnell informiert werden kann.
4 – Guidelines
Klare Richtlinien und Gestaltungsempfehlungen stärken die Kommunikation der Verwaltung. Sie helfen den Mitarbeitenden, Medien- und Kommunikationskompetenzen effektiv umzusetzen und ihre Medienkompetenz zu stärken.
Ausserdem sollte sich die Kommunikationsstrategie aus den Legislaturzielen der Gemeinde ableiten, schreibt Autor Zibung. Das bedeutet auch, dass die Strategie alle vier Jahre angepasst werden muss, so wie dies auch bei den Legislaturzielen der Fall ist.
Eine mögliche Lösung: Der Newsroom
All diese Faktoren lassen sich in einem Newsroom erfüllen. Der Newsroom legt effiziente, geregelte Kommunikationsabläufe mit klaren Verantwortlichkeiten fest. So soll die Kommunikation der Gemeinde gestärkt und der Dialog mit den Bewohnenden optimiert werden. Guido Zibung schlägt für die Stadt Adliswil einen Newsroom vor. Konkret könnte dies so aussehen, dass die Gemeinde 7 Themenmanager oder -managerinnen benennt, die gleichzeitig Mitarbeitende in einem Ressort der Gemeinde sind. Sie sammeln und bearbeiten sämtliche Informationen aus ihrem Ressort und sind in den Führungsgremien der Departemente vertreten, um frühzeitig Informationen zu erhalten.
Wie er funktioniert
Dafür sollen die Stellenbeschriebe der entsprechenden Mitarbeitenden angepasst und mit Stellenprozenten erweitert werden. Dennoch ergebe sich unter dem Strich eine Effizienzsteigerung, schreibt Zibung: Weil sich nur noch eine Person im Ressort mit der Kommunikation befasst und das Wissen bündelt. Die verschiedenen Themenmanager und -managerinnen unterstehen im Bereich Kommunikation dem Kommunikationsbeauftragten, mit dem sie sich mindestens einmal pro Woche, meist aber öfter und bilateral, austauschen. Dabei werden Themen, Kanäle und Formate für die Themen festgelegt.
Was er bringt
Ein Newsroom ist ein effizientes und sehr fortschrittliches Mittel, die Kommunikation in einer Gemeinde zu managen. Ihm zu Grunde liegt ein Kommunikationskonzept, das Prozesse, Rollenverteilungen und Kompetenzen regelt. Ein Kommunikationskonzept ist die Grundlage für eine effiziente und dialogstarke Kommunikation mit den Bewohnerinnen und Bewohnern.
Gromann Partner verfügt über breite Erfahrung auf diesem Gebiet, sowohl bei privaten Unternehmen wie auch der öffentlichen Hand. Gerne unterstützen wir Sie bei der Erarbeitung eines Konzeptes, das genau auf Ihre Gemeinde abgestimmt ist und Ihre Anforderungen erfüllt.
Lust, mehr dazu zu erfahren?
Dann Lesen Sie auch unseren Beitrag zur konkreten Umsetzung eines Kommunikationsprojektes, in der Gemeinde Gossau ZH.
Ist Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen auch für Ihre Gemeinde oder Stadt ein relevantes Thema?
Lassen Sie uns sprechen. Über Ihre Ziele, Ihre Herausforderungen. Und darüber, was wir für Sie tun können!
Das könnte Sie auch interessieren
Imagekampagne für die Zürcher Gemeinden
Die Zürcher Gemeinden sind sympathische Dienstleister und erbringen einen unmittelbaren und positiv
Lernenden-Kampagne Zürcher Gemeinden
Mit dem KV auf der Gemeinde steht man als junger Mensch nicht nur mitten im Leben, man ist auch extr